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1.      样式应用

在WPS文字排版过程中，样式应用是一个十分重要的工具，它允许用户便捷地自定义和批量修改文档的外观，包括字体、字号、编号、边框、制表位、对齐方式等格式的统一定义与使用。

（1）修改标题样式

短文档排版过程中，我们可以选中文档中的某一具体标题，选择【开始】菜单项，使用其功能区中的“字体”或“段落”命令组中的命令，可以修改字体、字号、颜色等字体属性或者设置对齐、缩进、行距等段落属性。这种修改我们称之为直接修改方式，此方式只作用于选中的标题，不会自动修改或适用于其它同级别标题。当然，在短文档排版中，我们可以通过格式刷复制已经修改好的标题格式；但在长文档排版中，此类直接修改方式将会事倍功半，所以长文档排版中我们提倡通过样式窗格修改标题样式。

通过样式窗格修改标题样式基本步骤如下：

①使用WPS文字打开需要编辑的文档。

②选择【开始】菜单项，在其功能区“样式”命令组中，找到需要修改的预设标题样式，如“标题1”、“标题2”等。

③右击拟修改的标题样式，如“标题1”，弹出“修改样式”对话框。

④使用对话框，可直接修标题的字体、字号、颜色、加粗、倾斜等格式；还可以通过对话框左下角的【格式】按钮唤出其下拉菜单（如图 3‑41所示），完成段落、编号、边框、底纹等高级格式的设置。

⑤完成样式修改后，单击【确定】按钮应用更改。此时，选中的标题样式已经更新，并且文档中所有使用该样式的标题也会同步更新。                      

（2）新建样式

在WPS文字中，新建正文或标题样式是一个相对直接的过程，它允许用户根据个人需求自定义文档的外观。操作步骤如下：

①使用WPS Office打开需要编辑的文档。

②选择【开始】菜单项，在其功能区中单击“样式”下拉按钮，将显示出常用的默认样式，包括正文、标题、脚注、题注等。单击【新样式】按钮或区域右侧向下的扩展按钮，都可以在对应的下拉菜单中选择【新建样式】选项。

③在弹出的“新建样式”对话框中设置样式属性。如为样式命名以便后续识别，设置样式类型(如段落)和样式基于(如正文，或某个现有的标题样式)，调整字体、字号、颜色、对齐方式等格式设置，以满足需求。

④单击【确定】按钮保存新建的样式。

（3）应用样式

正文样式修改后，将自动适配文档中的正文部分；标题样式修改后，已经采用该类样式的标题将自动适配更新。

新建标题样式应用或新录入文档使用标题样式，需将插入点定位到待使用标题样式的段落中，也可以选中段落中部分或全部字符，再到【开始】菜单项功能区“样式”组中点击选择相应的样式，被点击的标题样式将适配前述段落。

2.      制作目录和索引

目录是工作报告、教材、杂志、字（词）典等长文档的大纲提要。通过目录可迅速了解长文档的整体结构，也极大方便了部分内容的选择性阅读。WPS文字可直接将文档中套用样式的内容创建为目录，也可以根据需要添加特定内容到目录中。

（1）生成自动目录

如果长文档应用了WPS文字定义的各级标题样式，创建目录的操作步骤如下：

①检查文档中的标题，确保它们已经以标题样式格式化。

②将插入点定位到需要插入目录的位置，切换到【引用】菜单项，单击【目录】按钮，在弹出的下拉菜单“自动目录”栏中选择目录样式，即可快速生成该文档的目录。

（2）生成自定义目录

如果要利用自定义样式生成目录，可参照下列步骤进行操作：

①将插入点定位到目标位置，切换到【引用】菜单项，单击【目录】按钮，在弹出的下拉菜单中单击【自定义目录】按钮，打开“目录”对话框。

②在“制表符前导符”下拉列表框中指定文字与页码之间的分隔符，在“显示级别”下拉列表框中指定目录中显示的标题层级。

③要从文档的不同样式创建目录，单击【选项】按钮，打开“目录选项”对话框，在“有效样式”列表框中找到标题使用的样式，通过“目录级别”文本框指定标题的级别，单击【确定】按钮。

④单击【确定】按钮，即可在文档中插入目录。

（3）更新目录

文档修改后，需要对其目录进行更新，操作步骤如下：

①切换到【引用】菜单项，单击【更新目录】按钮(或者右击目录文本，从弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令)，打开“更新目录”对话框。

②如果只是页码发生改变，可选择【只更新页码】单选按钮，更新页码即可；如果有标题增减或标题内容修改，则需选择【更新整个目录】单选按钮。

①  单击【确定】按钮，目录更新完毕。

（4）订制特色目录

文档定稿，生成目录后，如存在文档中部分标题内容过长需提炼压缩等情形，可考虑订制特色目录，方法如下：

选中整个目录，然后按【Ctrl Shift F9】组合键，中断目录与正文的链接，目录会被转换为普通文本。此时，可以像编辑普通文本那样直接编辑目录，不再受目录域格式的限制。

（5）创建索引

由于索引的对象为“关键词”，在创建索引前必须对索引关键词进行标记，操作步骤如下：

①在文档中选择拟作为索引项的关键词，切换到【引用】菜单项，单击【标记索引项】按钮，打开“标记索引项”对话框。

②对话框中，“主索引项”文本框将显示被选中的关键词，单击【标记】按钮，完成第1个索引项的标记，单击【关闭】按钮。

③从页面中查找并选定第2个需要标记的关键词，再次单击“标记索引项”对话框，单击【标记】按钮。

④完成后单击【关闭】按钮，将“标记索引项”对话框关闭。

⑤定位到文档结尾处，单击【插入索引】按钮，打开“索引”对话框。在“类型”栏中选择索引的类型，通常选择“缩进式”类型；在“栏数”文本框中指定栏数以编排索引。此外，还可以设置排序依据、页码右对齐等选项。

3.      使用大纲视图

WPS文字文档编辑过程中，可以为文档中的段落指定大纲级别，即等级结构为1～9级的段落格式。通常情况下，标题1大纲级别设置为1级，标题2大纲级别设置为2级，其余类推。指定了大纲级别后，即可在大纲视图或“导航”任务窗格中处理文档。

设置大纲级别的操作步骤如下：

①切换到【视图】菜单项，单击功能区中【大纲】按钮，打开文档的大纲视图，在左上角“大纲级别”列表框中可以看到光标当前位置的大纲级别。

②单击某标题的任意位置，从“大纲级别”下拉列表框中选择所需的选项，可以将该标题设置为相应的大纲级别。通常来讲，大纲级别将在标题样式定义时附带设置定义好，不需要一一设置。

③大纲级别设置完成后，从“显示级别”下拉列表框中选择合适的选项，即可显示文档的大纲视图效果。

4.      使用“导航”任务窗格

在用WPS文字编辑长达几十页甚至上百页的超长文档时，使用WPS文字的“导航”任务窗格可以为用户提供精确导航，进而提高编辑排版效率。

切换到【视图】菜单项，单击【导航窗格】按钮使其处于选中状态，即可在WPS文字编辑区打开“导航”任务窗格，默认在编辑区左侧，可选择右侧显示或隐藏该任务窗格。WPS文字提供“目录”导航和“章节”导航两种方式。

（1）“目录”导航

超长文档设置并使用了标题样式后，即可使用“目录”导航方式。打开“导航”任务窗格后，默认即为“目录”导航模式。WPS文字会对文档进行分析，智能识别出目录，并将文档标题在“导航”任务窗格中列出，单击某个标题，即可自动定位到相应段落。

（2）“章节”导航

使用WPS文字录入并编辑文档时会根据需要自动进行分页，“章节”导航就是根据WPS文字文档的默认分页进行导航的。单击“导航”任务窗格左侧“目录”按钮下的“章节”按钮，任务窗格切换到“章节”导航，WPS文字会在任务窗格中以缩略图形式列出文档分页。单击某分页缩略图，可定位到相应的页面进行阅读或编辑。