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WPS文字是WPS Office的基础组件，在熟悉视窗操作界面的基础上，可从简单的文字录入着手，逐步接触文本、段落、图片、表格等多媒体元素的混合排版，循序渐进，由浅入深，能更好地激发学习操作兴趣，为后续学习WPS表格和WPS演示打下坚实基础。

1. 初识WPS文字

（1）WPS文字启动与关闭

WPS文字启动方式有三种：双击桌面上的WPS文字快捷方式图标；从【开始】菜单中选择WPS Office程序组中的WPS文字；直接双击一个WPS文字文档来启动该程序。前两种方式启动后，按【新建】按钮新建一个空白文档，呈现如图 3‑1所示的操作界面；直接双击WPS文字文档启动程序，将显示既有文档内容。

WPS文字关闭有四种：单击标题栏最右侧的【关闭】按钮；可按【Alt F4】组合键；可按【Ctrl W】组合键；单击【文件】菜单项，在弹出的下拉菜单中选择【退出】命令。

（2）认识WPS文字视窗界面

WPS文字视窗界面主要包括标题栏、【文件】菜单、快速访问工具栏、菜单栏、功能区、编辑区、垂直（水平）滚动条、状态栏等，如图 3‑1所示。

l 标题栏：又称标签栏，用于标签切换^[1]和窗口控制，包括标签区(访问/切换/新建标签)、窗口控制区(最小化、最大化/还原、关闭工作窗口、登录/切换/管理账号)。WPS文档默认以标签的形式打开。

l 【文件】菜单：与WPS其它组件【文件】菜单类似，主要用于执行与该组件相关联文档的新建、打开、保存、加密、分享等基本操作。单击【文件】菜单，在下拉菜单中选择【选项】命令可打开【选项】对话框，通过该对话框可对WPS文字进行常规与保存、修订、编辑、视图、自定义功能区等多项设置。该菜单项右侧的扩展符点开后，可以使用包括“表格”、“格式”“窗口”在内的另外七个菜单项。

l 快速访问工具栏：位于【文件】菜单和菜单栏中间，如以下截图所示，默认按钮功能依次为“打开”、“保存”、“输出为PDF”、“打印”、“打印预览”、“撤销”、“恢复”、自定义扩展符。用户可以自定义该栏按钮，只需单击该工具栏右侧的【自定义快速访问工具栏”】下拉按钮，在打开的下拉列表中选择相应选项即可。

l 菜单栏：包含WPS文字几乎所有命令和功能。菜单栏中的命令按照功能进行了分类，方便用户快速找到所需功能。菜单栏中菜单项，又称选项卡。

l 命令查找工具：菜单栏右侧集成了命令查找工具，又称智能搜索框，可以模糊匹配关键字查找相关操作命令或模板，能有效提高编辑排版效率。

l 常用工具栏：位于菜单栏下方，又称功能区，集成了包括字体、段落、样式等常用命令快捷按钮。用户可以根据需要自定义部分常用工具，也可以通过单击视窗界面右上角“隐藏功能区”按钮隐藏常用工具栏，进而增加编辑区可视区域面积，方便编辑操作。

l 文档编辑区：是输入和编辑文本的工作区域，占据视窗大部分面积，其中有一个不断闪烁的竖条称为插入点，用以表示新录入文字出现的位置。

l 滚动条：位于文档编辑区右侧(垂直滚动条)和下方(水平滚动条^[2])，用以显示文档窗口以外的内容。

l 状态栏：WPS文字视窗界面底部的一个信息显示区域，为用户提供当前文档的状态信息，包含但不限于页码、字数、拼写检查等信息。状态栏信息实时显示，会随着用户在文档编辑区中的操作而即时更新。当用户进行增删文本操作时，状态栏中的字数信息会随着操作实时更新；当用户进行拼写检查时，状态栏会显示拼写检查的结果和相关信息。

l 视图切换工具：和显示比例工具一起位于状态栏右侧，从属于状态栏。用户通过该工具可切换至全屏显示、阅读版式、页面视图^[3]、大纲视图^[4]、Web版式、护眼模式。

显示比例工具：用户可通过下拉菜单定量缩放显示比例，也可以通过显示标尺动态调整显示比例。后者类似于Windows系统提供的【Ctrl 鼠标滚轮】方式动态调整显示比例。

（3）新建空白文档

在WPS首页左侧的导航栏中单击【新建】按钮，或单击标题栏中的【 】按钮，或按【Ctrl N】键可新建完全空白的新文档，标签将自动顺序编号。

① 使用模板新建文档，在WPS首页左侧的导航栏中单击【从模板新建】，将打开基于模板列表新建文档窗口，如图 3‑2所示。单击模板列表中的【新建空白文档】按钮，可创建一个空白文字文档；可从“本地模板”栏选择合适的模板，新建基于模板的新文档；可点击【查看免费模板】按钮，打开稻壳儿官网，查看并下载免费模板建立所需的新文档。

还可在系统桌面或文件夹中，用鼠标右键单击空白处，在弹出的快捷菜单中选择【新建】→【DOC文档】或【DOCX 文档】命令。打开文档后，在文档编辑窗口中按【Ctrl N】键。

（4）保存文档

单击快速访问工具栏中的【保存】按钮；或在【文件】菜单中选择【保存】命令；或按【Ctrl S】组合键，可保存当前正在编辑的文档。

① 在【文件】菜单中选择【另存为】命令，执行另存为操作，可将正在编辑的文档保存为指定名称的新文档。保存新建的文档或执行【另存为】命令时，会打开“另存文件”对话框，如图 3‑3所示。注意，图中文件类型下拉菜单属手动打开，非默认模式。

在【另存文件】对话框的左侧窗格中，列出了常用的保存位置，包括“我的云文档”“共享文件夹”“我的电脑”“我的桌面”“我的文档”等。【位置】下拉列表中显示了当前保存位置，也可从下拉列表中选择其他的位置。选择保存位置后，可进一步在文件夹列表中选择保存文档的子文件夹。

在【文件名】输入框中，可输入文档名称。在【文件类型】下拉列表中可选择想要保存的文件类型。WPS文字默认保存文件类型为“Microsoft Word 文件”，文件扩展名为.docx，这是为了与微软的Word组件兼容。用户还可将文档保存为WPS文字文件、WPS文字模板文件、PDF文件格式等10余种文件类型。完成设置后，单击【保存】按钮完成保存操作。

（5）打开文档

WPS文字启动后，按【Ctrl O】组合键，或在【文件】菜单中选择【打开】命令，打开“打开文件”对话框，如图 3‑4所示。

“打开文件”对话框类似于“另存文件”对话框，用户需要先确定拟打开文件所在位置，然后在文件列表中双击文件将其打开。也可在单击文件后，右键单击【打开】按钮打开文件。

2.WPS文字页面布局

在新建空白WPS文字文档时，我们实际上已经使用了默认的【页面设置】诸多选项。在菜单栏单击【页面设置】菜单，可切换至【页面设置】功能区，该功能区包含页边距、纸张方向、纸张大小、分栏、文字方向、分隔符等按钮，如图 3‑5所示。

（1）设置纸张大小

WPS文字默认的纸张宽21mm高29.7mm，系国际标准A4[5]大小。如需修改大小，可在【页面布局】功能区中单击【纸张大小】按钮，在打开的下拉菜单中可以设定纸张大小为某种标准纸张。如需自定义特殊尺寸纸张，可选择“纸张大小”下拉菜单底部的【其它页面大小】命令，打开“页面设置”对话框的【纸张】选项卡进行相应大小设定，如图 3‑5左图所示。

（2）设置纸张方向

在【页面布局】功能区中单击【纸张方向】按钮，在打开的的下拉菜单中可变换纸张方向。

（3）设置页边距

在【页面布局】功能区中单击【页边距】按钮，可在打开的下拉菜单中选择使用常用页边距；也可点击下拉菜单最下方的【自定义页边距】按钮，打开“页面设置”对话框，在【页边距】选项卡中的“上”“下”“左”“右”数值输入框中输入需要的页边距，如在此下拉列表中，可选择将当前设置应用于整篇文档、本节或者是插入点之后的文档内容。

【页边距】选项卡除页边距设置外，还包含纸张方向、页码范围和预览等设置区域。“页面设置”对话框中的【页边距】、【纸张】、【版式】、【文档网格】、【分栏】

等选项卡均有【应用于】下拉列表，在此下拉列表中，可选择将当前设置应用于整篇文档、本节或者是插入点之后的文档内容。

（1）文档分栏

文档分栏功能可作用于整篇文档或部分文档内容，对应每个页面或页面中的某一部分按两栏或多栏排列。单击【页面布局】功能区中的【分栏】按钮打开【分栏】下拉菜单，可选择分栏方式。选择【分栏】下拉菜单中的【更多分栏】命令，可打开“分栏”对话框进行相关设定，如图 3‑7所示；还可以点击所示“页面设置”对话框中的【分栏】选项卡，进行【更多分栏】操作。

在“分栏”对话框【预设】栏中，可选择预设的分栏方式。在【栏数】数值中输入分栏数。设置分栏数后，可分别设每一栏的宽度和栏间距。在【应用于】下拉列表中可设定分栏设置的应用范围。

当需要使较少的内容占据一栏时，可在文档中插入分栏符，分栏符之后的内容会在下一栏中显示。将插入点定位到需要分栏的位置后，单击【页面布局】选项卡中的【分隔符】按钮，打开【分隔符】下拉菜单，选择其中的【分栏符】命令，可插入分栏符。

（2）文档分节

【分隔符】下拉菜单中的【下一页分节符】命令用于插入下一页分节符。下一页分节符用于分隔下一页的内容。被分节符分隔的前后页面的纸张大小、纸张方向、页边距、分栏、页眉、页脚等设置均可以不同。效果可参见“文档分栏”部分单独段落分栏情况。

除【下一页分节符】外，还有【连续分节符】、【偶数页分节符】、【奇数页分节符】可以使用。【连续分节符】通常用于一张纸上多个标签制作，奇、偶页分节符分别用于从奇数页和偶数页开始新的章节。

（3）设置页面边框

单击【页面布局】功能区【页面边框^[6]】按钮，打开“边框和底纹”对话框中的【页面边框】选项卡，如图 3‑8所示，可进行如下设置：

在【设置】列表中，选择“方框”或“自定义”可以定义需要的页面边框；相反地，如需取消页面边框，可选择【设置】列表中的“无”。

在【线型】列表中可可选择边框线型，在【颜色】下拉列表中可设定边框颜色，在【宽度】数值输入框中可设定边框宽度；在【艺术型】下拉列表中可设定边框组成图片的样式。

① 在【应用于】下拉列表中可设定页面边框的应用范围。

② 单击【选项】按钮，打开“边框和底纹选项”对话框，可设置页面边框距正文远近的相关参数。

（4）设置页面背景

单击【页面布局】功能区【背景】按钮，弹出【背景】下拉菜单，可设定颜色、图片、纹理、水印等作为页面背景。其中，图片背景和水印属常用背景类型。

（5）插入页眉页脚

页眉，双击页面顶端编辑区外区域，可输入页眉内容，包括但不限于文字、图片、日期和时间等多种元素，页眉内容默认作用于整篇文档，可根据需要设定其作用于某节。

l 单击【页眉和页脚】选项卡中的【页眉横线】下拉按钮，在打开的下拉菜单中可选择预设的页眉横线，预设横线仅可更改颜色，不能设置线条粗细。页眉横线还可以通过【插入】菜单【形状】中的直线实现，也可以通过【页面布局】中的【边框】功能来实现。

l 在【开始】菜单功能区中可以设置页眉的对齐方式，也可以对页眉文字进行字体、字号、颜色、字形等设置。设置完毕后，单击【页眉和页脚】选项卡中的【关闭】按钮，或直接双击正文，即可关闭页眉，查看其效果。

① 页脚，双击页面底端区域，或在页眉状态单击【页眉和页脚】菜单功能区中的【页眉页脚切换】按钮，可显示【插入页码】浮动工具栏，单击【插入页码】按钮，在打开的下拉菜单中可设置页码样式、位置等，单击【确定】按钮，即可查看文档中插入的页码。当然，页脚部位也可以插入图片、日期、页脚横线等更多元素。

3.WPS文字编辑

WPS文字编辑操作主要包括文本的录入、复制、剪切、粘贴、查找、替换和定位等。

（1）文本录入

在文档中录入文字时，需先确定插入点，以便从插入点开始输入新的内容。单击鼠标左键可以将光标定位在要插入文字的位置；如需要，也可以双击编辑区空白处直接生成新的插入点。

WPS文字支持英文字母、汉字、数字和符号等各类型字符录入。

①   录入英文字母、汉字

l  在英文输入状态下，可以通过键盘直接录入英文字母。如需录入汉字，则需将输入法切换为中文输入法，常用的中文输入法有五笔输入法、拼音输入法和区位输入法等类型，每类又包含数量不等的输入法，用户可以根据喜好或习惯进行选择。

l  录入文字到一行的末尾时，系统会自动将光标定位到下一行的行首。

l  在文字录入过程中按【Enter】键，将插入回车符（^p），并令光标定位到下一段落的开头，也就是通常说的分段；按【Shift Enter】组合键，将插入软回车符（^l），会令光标定位到下一行的行首，软回车符不同于回车符的分段作用，只换行不分段。

l  如录入的文字有误，需修改或删除文字，则可将光标定位到要修改的文字处，按【Backspace】键删除光标前一个字符，按【Delete】键可删除光标后一个字符。如需插入字符，则可将光标定位到要插入字符处，然后插入字符。

②   录入数字

当需录入普通的阿拉伯数字时，按键盘上的数字键，直接录入即可。如需录入连续编号等类型的特殊数字时，可在【插入】菜单功能区中单击【插入数字】按钮，将弹出如图 3‑9中的左侧图片所示的“数字”对话框，在对话框【数字】文本框中输入待录入特殊数字对应的阿拉伯数字，然后在【数字类型】列表框中选择合适的数字格式，单击【确定】即可。

③   录入符号

引号、逗号及句号等普通符号可直接通过键盘录入。中文输入法状态下录入符号时，需注意区分全角状态和半角状态；用于公式、函数等科学计算的符号须在英文输入法状态下录入。若需录入特殊符号，可通过以下方法实现：

l 借助“符号”对话框。将光标定位于要插入特殊符号的位置，在【插入】菜单功能区中的【符号】按钮，将弹出如图 3‑9中右侧图片所示的下拉菜单，在下拉菜单最下部单击【其他符号】按钮，打开如图 3‑10所示的“符号”对话框，从中选择需插入的符号后单击【插入】按钮即可。

l 使用软键盘。中文输入法提供的软键盘中收录了部分常用的特殊符号，较之“符号”对话框更方便使用。缺点就是符号数量少于“符号”对话框。

（2）文本选择

对文档进行编辑操作时，可采用以下方法选中待编辑文本：

l 选择连续文本：单击待选中文本起始点，按住【Shift】键不放，然后单击待选中文本结尾处；或在按住【Shift】键不放的同时，按快捷键移动插入点。

l  选择多段不相邻文本：可先选中第一部分内容，按住【Ctrl】键不放，再单击另

一部分起始点，按住鼠标左键拖选待选中文本，之后重复拖选动作选中多段文本；也可以直接按住【Ctrl】键不放，拖选多段拟选中文本。

l 选择词组：双击可选中词组。

l 选择一行：将鼠标指针移至编辑区左外侧，待鼠标指针由编辑符变成右上倾斜空心箭头 时单击。

l 选择一段：将鼠标指针移至编辑区左外侧，鼠标指针变形时双击；或将鼠标指针移至拟选中段落某一行，连续单击3次。

l 选中整篇文档：将鼠标指针移至编辑区左外侧，鼠标指针变形时，连续单击3次；或按【Ctrl A】组合键；或先按【Ctrl Home】^[7]组合键将编辑符移至文档开头，再按【Ctrl Shift End】组合键；也可先按【Ctrl End】组合键将编辑符移至文档末尾，再按【Ctrl Shift Home】组合键。

l 选择矩形区域：先按住【Alt】键，再按鼠标左键拖选。

（3）文本复制

l 选中待复制文本，切换到【开始】菜单功能区，单击【复制】按钮，即可将选中文本复制到粘贴板中。

l 选中待复制的文本，在待复制文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】命令即可完成复制。

l 选中待复制的文本，按【Ctrl C】组合键即可完成复制。

（4）文本剪切

将选中文本剪切至剪切板，与文本复制操作类似，区别在于复制的原文本仍在，剪切后文本会从原位置消失消失。

l 选中待剪切文本，切换到【开始】菜单功能区，单击【剪切】按钮，即可将选中文本剪切到剪切板中。

l 选中待剪切的文本，在待剪切文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】命令即可完成剪切。

l 选中待剪切的文本，按【Ctrl X】组合键即可完成剪切。

（5）文本粘贴

复制或剪切到剪切板中的文本，可粘贴或插入到文档中一处或多处位置。方法是，将编辑符移至待插入位置，使用鼠标右键菜单【粘贴】命令或快捷键【Ctrl V】完成粘贴操作。

（6）文本查找与替换

查找功能用于在文档中快速定位关键字。可以使用菜单唤出【查找和替换】窗格，也可以直接使用组合键【Ctrl F】唤出“查找和替换”对话框，如图 3‑11所示。使用菜单功能区操作步骤为：【视图】→【导航窗格】→【查找和替换】。

在【查找和替换】窗格查找框中输入拟查找关键字后，按【查找】按钮，WPS文字将在【查找和替换】窗格【全部替换】按钮下方显示查找到的结果数量，并将查找结果依序列表于窗格下方，窗格及文档中关键字匹配结果用黄色高亮背景标注，如图 3‑12所示。【全部替换】按钮右侧的“上一条”和“下一条”按钮，可用于在窗格中切换紧邻的上下各一条匹配结果，也可以滚动鼠标滚轮或拖动窗格垂直滚动条定位某项匹配结果。单击定位窗格中某项匹配结果，编辑区中正文也将随之切换到该项匹配结果所在处。

基于上述查找结果，在【查找和替换】窗格替换框中输入拟替换关键字，单击【替换】按钮，将替换窗格内当前被定位中的匹配结果项，连续单击【替换】按钮将向后顺次替换匹配结果项，单击一次替换一项；单击【全部替换】按钮，将替换全文中所有匹配结果项。

按组合键【Ctrl H】可以唤出高级替换对话框，如图 3‑13所示。在【查找和替换】窗格中单击【高级查找】按钮或在【开始】菜单功能区单击【查找替换】按钮均可唤出类似对话框，只是选中的选项卡为“查找”项。

l  单击【高级搜索】按钮，可隐藏或显示高级搜索选项。选中高级搜索项，将作为匹配规则在搜索时被强制执行。

l  单击【格式】按钮，打开下拉菜单，可设定字体、段落、制表符、样式、突出显示等格式，在搜索时须匹配设定的格式。

l  单击【特殊格式】按钮，打开下拉菜单，可选择要查找的特殊格式，如段落标记（回车符，^p）、制表符、图形、分节符、手动换行符（软回车，^l）等。

（7）撤销和恢复

在文档编辑过程中，按【Ctrl Z】组合键或单击快速访问工具栏中的【撤销】按钮，可撤销之前的操作，按键一次撤销一项。单击【撤销】按钮右侧的下拉扩展按钮，打开操作列表，单击操作列表中的操作项，可撤销该项操作及其之前的所有操作。

相反地，按【Ctrl Y】组合键，或单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮，可恢复之前撤销的操作。

4.   字体格式设置

字体格式设置包括对文字进行字体、字号、字形、颜色、字符上下标、字符间距、文字边框、底纹和文本效果等样式的设置。切换到【开始】菜单项，在【字体设置】功能区中单击命令按钮即可设置常用格式。单击【字体设置】功能区右下角的扩展符，可弹出“字体”对话框，如图3-14所示，该对话框可设置全部字体格式。如需同时设置中西文字体，则须用到“字体”对话框。

单击“字体”对话框【字符间距】选项卡，可对文字间距进行相关设置，如设定字符的缩放比例（横向宽窄度的调整）、加宽或紧缩字符间距、上升或下降字符在一行中相对于水平线的位置等。设置后的效果在“预览”窗口中显示，调整完毕后单击【确定】按钮即可。 

5.段落格式设置

l 段落格式设置是指整个段落的外观效果设置，包括对段落进行对齐方式、缩进量、段落间距、行间距、编号、项目符号、边框和底纹、分栏、制表位、换行和分页等格式设置。常用段落格式可使用【开始】菜单项【段落设置】功能区进行设置，更多复杂格式设置则需使用“段落”对话框，如图3-15所示。

如果只对一个段落进行格式设置，只需将编辑符定位到该段落中，不必选中段落；如对两个以上段落进行设置，则需要先将它们选中。

（1）设置段落对齐方式

l 左对齐：段落文本向页面左侧对齐，表格中将设置为单元格靠左对齐。【开始】菜单【段落设置】功能区中的【左对齐】按钮用于设置左对齐。居中对齐：段落文本向页面中间对齐，表格中将设置为单元格居中对齐。【段落设置】功能区中的【居中对齐】按钮用于设置居中对齐。

l 右对齐：段落文本向页面右侧对齐，表格中将设置为单元格靠右对齐。【段落设置】功能区中的【右对齐】按钮用于设置右对齐。

l 两端对齐：自动调整字符间距，使段落中所有文本行两端对齐。段落如只有一行且字数较少，两端对齐方式和左对齐方式效果相同；段中因较长的的英文文本或超链接存在，可能会导致所在行或下一行字数少于正常数量，该行将自动调整字符间距实现两端对齐。此对齐方式适用于正式文档的正文段落，能够保持版面整齐，避免右侧参差不齐。【段落设置】功能区中的【两端对齐】按钮用于设置两端对齐。

l  分散对齐：不考虑段落文本行字数多少，文本皆均匀分布，文本行中第一个字符和最后一个字符分别贴紧页面左右两侧对齐。此对齐方式适用于表格中多行文字需统一对齐的场景，或者特殊设计场景如海报文字。然而，连续使用分散对齐可能会导致阅读体验下降，因为字符间距可能会被过度拉伸。‌【开始】菜单【段落设置】功能区中的【分散对齐】按钮用于设置分散对齐。

单击【开始】菜单功能区【段落设置】中的各种段落对齐按钮，可为选中内容所在段落设置对齐方式。如未选中文本内容，则为插入点所在段落设置对齐方式。图 3‑15展示了各种段落对齐效果。需特别注意两端对齐和分散对齐效果并不相同，适用场景也不相同。

（2）设置段落缩进

段落的四种缩进含义如下：

l  文本之前：段落左边界距离编辑区左侧的缩进量。

l  文本之后：段落右边界距离编辑区右侧的缩进量。

l  首行缩进：段落首行首字符距离段落左边界的缩进量。

l  悬挂缩进：段落首行不缩进，段落第2行开始的所有文本行距离段落左边界的缩进量。该缩进效果与首行缩进二者只能存一，即同一自然段不允许同时设置首行缩进和悬挂缩进。

水平标尺^[8]上有“首行缩进”、“左缩进”和“右缩进”3个缩进标记，其作用相当于“段落”对话框的“缩进”栏中的相应选项，左右缩进提法略有差异，效果不变。图 3‑16展示了四种缩进效果，编辑符定位在哪个段落中，水平标尺缩进标志将同步显示该段落缩进情况。

（3）设置段落行间距

行间距（行距）指段落中文本行之间的距离。单击【开始】菜单功能区中的【行距】按钮，弹出下拉菜单，选择其中的倍数可为选中内容所在的段落设置行距；单击下拉菜单中的【其他】按钮，可唤出“段落”对话框用于更多行距设置。该对话框和单击鼠标右键菜单中的“段落”及单击【开始】菜单功能区中【段落】扩展符弹出的“段落”对话框一致。图 3‑17展示了单倍（WPS文字默认行距）、1.5倍、12磅固定行高等三种行距效果。

（4）设置段落边框

在【开始】菜单功能区中单击【边框】按钮，可为选中内容所在的段落添加或取消边框。单击【边框】按钮右侧的下拉按钮，打开“边框”下拉菜单，在其中可选择各种边框或取消边框。添加段落边框需与页面边框区分开来，初学者容易将两者混淆一起，不经意间添加了莫须有的页面边框。图 3‑17展示了段落边框效果，该边框采用了双实线型边框。

（5）设置底纹

单击【开始】菜单功能区中【底纹颜色】按钮，可为所选内容添加或取消底纹；若无选中内容，则为插入点所在的段落添加或取消底纹。单击【底纹颜色】按钮右侧的下拉按钮，打开“底纹颜色”下拉菜单，在其中设定底纹颜色或取消底纹颜色。图 3‑18展示了为段落、部分文本、单个字符添加底纹效果。

（6）设置项目符号

l 预设项目符号。在【开始】菜单功能区中单击【项目符号】按钮，可为所选段落添加默认项目符号，通常为最近一次使用过的项目符号。单击【项目符号】按钮右侧的下拉按钮，打开“项目符号”下拉菜单，在其中可选择项目符号类型或者取消项目符号。实用效果可直接对照本段使用项目符号“”后的效果。

l 自定义项目符号。若预设项目符号中没有想要的样式，则可在“项目符号和编号”对话框中修改项目符号的字体、位置等设置；也可以选中某个预设符号，点击【自定义】按钮，弹出“自定义项目符号列表”对话框，点击【字符】按钮，可唤出“符号”对话框，点选符号集中某个符号，可将其添加至“项目符号字符”序列，预览区将同步显示该行距符号作为项目符号的效果，如图 3‑19所示。

（7）设置编号

l 预设编号。在【开始】菜单功能区中单击【编号】按钮，可为所选段落添加默认编号，通常为最近一次使用过的编号。单击【编号】按钮右侧的下拉按钮，打开“编号”下拉菜单，在其中可选择编号类型或者取消编号。编号效果可直接参见本项目内容编号使用情况，不再另行截图。

l 自定义编号。如果在预设编号中找不到合适的编号，则可以在“项目符号和编号”对话框中自定义编号。单击【编号】按钮右侧的下拉按钮，在“编号”下拉菜单中选择【自定义编号】命令，打开“项目符号和编号”对话框，可以根据需要自行定义编号格式、样式等。

l 使用多级编号。在“编号”下拉菜单中，可选择为段落设置多级编号。设置多级编号后，段落默认从第一级开始编号。在第一级编号段落末尾按“Enter”键添加新段落时，新段落按顺序使用第一级编号。此时，按【Tab】键或者单击【开始】菜单功能区中的【增加缩进量】按钮，将在新段落启用下一级编号；按【Shift Tab】键或者单击【开始】菜单功能区中的【减少缩进量】按钮，将在新段落启用上一级编号。WPS文字多级编号使用与Microsoft Word多级编号使用有较大差异。

（8）设置段落首字下沉

首字下沉是指段落的第一个字符可占据多行位置，通常用于报纸和海报排版，起到醒目作用。单击【插入】菜单功能区中的

【首字下沉】按钮，打开“首字下沉”对话框，如图3-20所示。

6.复制与清除格式 

（1）复制文本格式

复制文本格式的操作步骤为：

① 选择已设置好字符格式的文本，在【开始】菜单功能区中的剪贴板功能组中单击【格式刷】按钮，可用于一次性格式复制；也可双击【格式刷】按钮锁定格式刷，用于对不同位置的多处目标文本实施格式复制，复制完成后，再次单击【格式刷】按钮可取消锁定。

② 将鼠标移至要复制格式的文本开始处，按住鼠标左键拖动到要复制格式的文本结束处，然后释放鼠标按键，完成一次复制。

（2）复制段落格式

选中源格式段落的结束标志，或直接定位在源格式段落中，单击【格式刷】按钮，然后单击目标段落中的任意位置，可完成段落格式复制。

如需多次复制，可在选择源格式段落后，双击【格式刷】按钮锁定格式刷，单击目标段落完成复制，单击【格式刷】按钮取消锁定。

（3）清除格式

清除格式是指将设置完毕的格式清除掉，恢复普通正文文本格式。选择要清除格式的文本，或直接定位到拟清除格式段落中，切换到【开始】菜单，在“字体”功能组中单击【清除格式】按钮即可；也可在切换到【开始】菜单后，在【新样式】按钮下拉菜单中单击【清除格式】按钮即可。

7.打印预览与输出

编辑排版完毕的文档打印前，可借助打印预览功能，在显示屏上直观查看打印效果。

（1）文档打印预览

① 单击快速访问工具栏中的【打印预览】按钮，原菜单和功能区部位将显示打印预览功能区，包含若干打印有关命令，同时在正文窗格中能够预览打印效果。【文件】→【打印】→【打印预览】，或【文件】下拉菜单→【文件】→【打印预览】，都可以启动打印预览功能。

②在“显示比例”下拉菜单中选择相关选项可相应调整文档的显示大小；单击【整页】按钮和【双页】按钮，可设定每屏同时预览的页数为单页还是双页。

（2）打印文档

预览效果满意后，可通过以下步骤打印文档：

①单击快速访问工具栏中的【打印】按钮，或在【文件】菜单下拉菜单中选择【打印】命令，打开“打印”对话框，在“份数”微调框中设置拟打印份数，然后单击【确定】按钮，即可开始打印。

②WPS文字默认打印文档中所有页面，在“页码范围”功能区可以选中“全部”或“当前页”单选按钮，也可以在“页码范围”文本框中指定打印页的页码值。打印多页的情况，连续页页码可用中划线间隔首页和尾页页码，非连续页页码可用逗号分隔。

③如需双面打印文档，可选中“双面打印”复选框；当需要反片打印时，可选中“反片打印”复选框。

④如果想把几页缩小打印到一张纸上，可以在“并打和缩放”功能区设置每页的版数及按纸型缩放参数。

（3）保护文档

保护文档指的是为文档设置密码，以防止非法用户查看和修改文档内容，操作步骤如下：

①文档编辑完成后，依次单击【文件】→【文档加密】→【文件加密】按钮，将显示文件加密“选项”对话框。

②在“打开文件密码”文本框中输入密码，用于限制非法用户查看文件。密码字符可以是字母、数字和符号，其中字母区分大小写，在“再次输入密码”文本框中输入相同的密码，然后单击【应用】按钮。

设置密码后，再次重新打开此文档时，就会弹出“文档已加密”对话框，要求用户输入密码进行权限验证。

（4）输出为P文档可以保存为DF格式的文档

PDF等多种格式的文档。

方法一：可依次单击【文件】→【输出为PDF】按钮，可打开“输出为PDF”对话框，设定好“保存目录”、“另存页码范围”、“输出选项”、“权限设置”等相关参数后，点【确定】按钮即可。

方法二：适用于多种格式文档的另存，操作步骤为：

l  依次单击【文件】→【另存为】按钮，将打开“另存文件”对话框。

l  在“文件类型”下拉列表框中选择“PDF文件格式(*.pdf)”。

l  单击【保存】按钮，即可另存为PDF格式文件。如需对另存的PDF文档设置打开密码，则在选择保存类型为PDF后，单击【加密】按钮，打开“密码加密”对话框，输入打开文件密码并确认输入后，单击“应用”按钮即可。

（5）联机文档

在需要多人协同编辑同一文档时，可借助金山文档（又称WPS云文档）或腾讯文档等多人在线编辑平台实现。金山文档是一款可多人协作的在线文档，支持WPS文字、WPS表格和WPS演示文件，打开网页就能查看和编辑，在云端实时保存，可多人实时编辑文档，权限安全可控。

金山文档无须下载安装，只需要打开浏览器，搜索“金山文档”进入其官网，登录后即可新建或导入本地文件。它同时支持IOS和Android系统，使用PC、Mac、iPad等任意设备皆可顺畅访问、创建和编辑文档。腾讯文档使用方法亦大致如此。

[1] 标签切换：用户可点击不同的标签切换至不同文档进行阅读或编辑操作。更多标签管理内容可检索互联网络。

[2] 水平滚动条：位于编辑区和状态栏中间，只有页面放大到文档窗口不能完全显示页宽内容时，才显现出来。

[3] 页面视图：WPS文字的默认视图，显示效果即真实打印效果，用于显示整个页面的分布情况及文档中的所有元素，如正文、图形、分栏设置、页眉、页脚等，并能对它们进行编辑。

[4] 大纲视图：该视图允许折叠主文档，只查看主标题，或者扩展文档，有助于更容易地查看长文字文档的结构。

[5] A4：分国际标准和WPS文字标准，二者小有差异，WPS文字标准A4宽20.99mm高29.69mm。

[6] 页面边框：给整个页面添加一圈边框，默认应用于整篇文档。须与【边框】设定区分开来，边框仅作用于页面中的文本字符、行或段落等局部区域。

[7] 【Ctrl Home】：编辑符移至文档开头组合键，也可使用鼠标滚轮或垂直滚动条移动编辑符。类似组合键较多，建议酌情记忆使用。

[8] 水平标尺：可点选【视图】功能区中“标尺”复选框将其显现在编辑区上方，用于对齐操作辅助编辑。